Prosedur
Penyususnan Budget
Pada dasarnya
yang berwenang dan bertanggung jawab atau menyusun Budget serta pelaksanaan
kegiatan Budgeting lainnya, ada ditangan pimpinan tertinggi perusahaan. Hal ini
disebabkan karena pimpinan tertinggi perusahaanlah yang paling berwewenang dan
paling bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun Budget serta kegiatan-kegiatan
Budgeting lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi
perusahaan, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain dalam perusahaan.
Adapaun siapa-siapa atau bagian apa yang diserahi tugas memprsiapkan dan menyusun
Budget tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing
perusahaan. Akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyususn
Budget ini dapat didelegasikan kepada :
1. Bagian
administrasi, bagian perusahan yang kecil. Hal ini disebabkan karena bagi
perusahaan yang kecil, kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks,
sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan Budget
dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan,
dan tidak perlu banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada
dalam perusahaan.
2. Panitia
Budget, bagian perusahan yang besar. Hal ini disebabkan karena bagi perusahaan
besar, kegiatan-kegiatan perusahaan cukup kompleks, beraneka ragam dengan ruang
lingkup yang cukup luas, sehingga Bagian Administrasi tidak mungkin dan tidak
mampu lagi untuk menyusun Budget sendiri tanpa partisipasi aktif bagian-bagian
lain dalam perusahaan. Oleh sebab itu tugas menyusun Budget perlu melibatkan semua
unsur yang mewakili semua bagian yang ada di dalam perusahaan, yang duduk dalam
Panitia Budget. Tim penyusunan Budget ini biasanya diketuai oleh pimpinan
perusahaan (misalnya Wakil Direktur) dengan anggota-anggota yang mewakili
Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian Pembelanjaan, serta Bgaian
Personalia. Di dalam Panitia Budget inilah dilakukan pembahasan-pembahasan
tentang rencana-rencana kegiatan yang akan datang, sehingga Budget yang
tersusun nanti merupakan kesepakatan bersama, sesuai dengan kondisi, fasilitas
serta kemampuan masing-masing bagian secara terpadu. Kesepakatan bersama ini
penting agar pelaksanaan Budget nanti benar-benar didukung oleh seluruh bagian
yang ada dalam perusahaan, sehingga memudahkan terciptanya kerja sama yang
saling menunjang dan terkoordinasikan dengan baik.
Baik Budget
yang disusun oleh Bagian Administrasi (perusahaan kecil), maupun yang disusun
oleh Panitia Budget (perusahaan besar), barulah merupakan Rancangan Budget atau
Draft Budget (tentative budget). Rancangan Budget inilah yang diserahkan kepada
pimpinan tertinggi untuk disahkan serta ditetapkan sebagai Budget yang
defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih
dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut, dan
dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahsan-pembahasan antara pimpinan
tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun Rancangan Budget
tersebut.
Setelah
disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka Rancangan Budget tersebut
telah menjadi Budget yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja,
sebagai alat pengkooordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja.
Isi Budget
Sebagaimana
telah diutarakan di atas, suatu Budget yang baik haruslah mencakup seluruh
kegiatan perusahaan, sehingga fungsi-fungsi Budget (pedoman kerja, alat
pengkoordinasian kerja dan alat pengawasan kerja) benar-benar dapat berjalan
dengan baik pula. Budget yang menyeluruh semacam itu sering dinamakan Budget
Komprehensif (Comprehensif Budget).
Adapun isi
dari Budget Komprehensif secara garis besar terdiri dari :
1.
Forecasting Budget (Budget Tafsiran), yaitu Budget yang berisi
tafsiran-tafsiran (forecast) tentang kegiatan-kegiatan perusahaan dalam jangka
waktu (periode) tertentu yang akan datang, serta tafsiran-tafsiran (forecast)
tentang keadaan atau posisi finansial perusahaan pada suatu saat tertentu yang
akan datang.
2. Variabel
Budget (Budget Variabel), yaitu Budget yang berisi tentang tingkat perubahan
beaya atau tingkat variabilitas beaya, khususnya beaya-beaya yang termasuk
kelompok beaya “semi variabel”, sehubungan dengan adanya perubahan
produktivitas perusahaan.
3. Analisa
statistik dan matematika pembantu, yaitu analisa-analisa statistik dan
matematika yang dipergunakan untuk membuat tafsiran-tafsiran (forecast) serta
yang dipergunakan untuk mengadakan penilaian (evaluasi) dalam rangka mengadakan
pengawasan kerja. Semua analisa-analisa tersebut perlu dimuat (dilampirkan) di
dalam Budget yang disusun, agar setiap waktu dapat diketahui, dapat diperiksa
kembali dan dapat dinilai apakah metode dan analisa yang dipergunakan tersebut
memang sudah tepat ataukah perlu direvisi sehubungan dengan adanya perubahan
faktor-faktor tertentu di waktu yang akan datang nanti.
4. Laporan
Budget (Budget Report), yaitu laporan tentang realisasi pelaksanan Budget, yang
dilengkapi dengan berbagai analisa perbandingan antara Budget dengan
realisasinya itu, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang
bersifat positif (menguntungkan) maupun yang bersifat negatif (merugikan),
dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan-penyimpangan tersebut,
sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindak lanjut
(follow-up) yang segera perlu dilakukan. Dengan demikian dari Laporan Budget
sekaligus dapat diadakan penilaian (evaluasi) tentang sukses atau tidaknya
kerja perusahaan selama jangka waktu (periode) yang bersangkutan.
OPERATING
BUDGET
Seperti yang
telah diuraikan di atas, bahwa salah satu isi Budget adalah Forecasting Budget,
yang diartikan sebagai Budget yang berisi tafsira-tafsiran (forecast) tentang
kegiatan-kegiatan perusahan dalam jangka waktu (periode) tertentu yang akan
datang, serta berisi tafsira-tafsiran (forecast) tentang keadaan atau kondisi
finansial perusahaan pada suatu saat yang akan datang.
Dari
pengertian terebut nampaknya bahwa Forecasting Budget terdiri dari dua kelompok
Budget, yaitu :
• Operating
Budget (Budget Operasional)
• Finansial
Budget (Budget Finansial)
0 komentar:
Posting Komentar