Pelayanan Kantor dalam Hubungannya dengan Organisasi Kantor

Pelayanan Kantor dalam Hubungannya dengan Organisasi Kantor

Menurut Mills (1984:26), setiap organisasi kantor mempunyai arti yang berbeda bagi setiap orang. Bagi seorang wiraniaga, kantor dapat berarti manajer pemasaran dan staf kantor pendukungnya. Bagi seorang manajer cabang, kantor dapat berarti kantor pusat. Bagi pekerja pabrik kantor dapat berarti kantor mandor. Orang sering mendengar kalimat bahwa kantor mengharuskan pegawai untuk mengerjakan sesuatu, seolah kantor mempunyai wewenang untuk memberi perintah.

Apabila mempertimbangkan kantor dalam hubungannya dengan organisasi maka perlu dipisahkan antara konsep manajemen yang memutuskan dan menjalankan wewenang dengan kantor yang merupakan pelayan yang bertindak atas nama manajemen.

Bagan-bagan organisasi sederhana yang diperlihatkan di atas—walaupun mengungkapkan kebenaran dalam pengertian luas—tidak memberikan kebenaran sepenuhnya. Bagan-bagan tersebut memberikan kesan bahwa fungsi administratif berada di bawah manajemen kantor, sedangkan koleganya hanya berhubungan dengan pembelian, produksi, dan pemasaran. Sebenarnya, sedikit banyak semua bagian terlibat dengan pekerjaan administratif. Manajer kantor memiliki tanggung jawab utama, tetapi tidak dapat memenuhi tanggung jawab administratif tanpa bantuan manajer fungsional lain seperti penyelia/supervisor maupun staf operasional lainnya.

Kantor mengandalkan departemen untuk mendapatkan sebagian besar data yang diolah. Fakta-fakta yang terjadi selama perusahaan berjalan dapat direkam secara handal oleh pihak-pihak yang hadir ketika insiden terjadi. Petugas pembelian memberikan salinan pesanan atas barang yang masuk, petugas bagian persediaan merekam keluar masuk arus barang-barang yang ada di gudang, pekerja pabrik merekam waktu yang dihabiskan untuk bekerja dan jumlah barang yang diproduksi, wiraniaga menuliskan pesanan para pelanggan, pengemudi truk mendapatkan tanda terima untuk barang yang diserahkan kepada konsumen serta bukti biaya operasional perawatan mobil, dan fakta-fakta lainnya. Manajer fungsional setiap departemen bertanggung jawab mengumpulkan dan merekam fakta-fakta yang terjadi pada setiap departemen secara lengkap dan akurat.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan administratif pada dasarnya terdapat pada setiap tingkat manajemen dan pada setiap fungsi operasional. Bagi manajer fungsional, pekerjaan administratif- merupakan tugas tambahan karena berada di luar bidang keahlian.

Departemen produksi, penjualan, dan departemen lain memerlukan informasi langsung yang memerlukan pekerjaan tulis menulis walaupun hanya meringkas kejadian pada hari yang bersangkutan. Penyelia/supervisor dalam sebuah perusahaan mungkin harus mengamati laju produksi dari waktu ke waktu. Manajer pemasaran memerlukan ringkasan pesanan dan pengiriman untuk menilai efek dari pesanan dan pengiriman pada stok yang tersedia. Oleh karena itu, bukan hal yang luar biasa bila terdapat departemen kecil sebagai tambahan pada kantor utama.

Bila organisasi sudah terkomputerisasi, kantor-kantor kecil dilengkapi dengan terminal sehingga dapat memberikan data langsung ke dalam komputer pusat dimana informasi-informasi disimpan di dalam bank data yang tersedia untuk berbagai kegunaan. Informasi dapat diambil secara langsung dari komputer tanpa meminta pelayanan dari kantor pusat.

Posted in: Pelajaran

Ramalan Hari Ini